Groupware... Software Colaborativo!!!: noviembre 2013

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD FERMIN TORO

DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

Maestría en Gerencia Empresarial

SOFTWARE COLABORATIVO

Simple Groupware CMS

Sistemas de Información y Decisión Gerencial

Elaborado por:

Lcda. Candholy Carreto G.

C.I. V- Nº 16.706.696

Facilitador:

Prof. José Marrufo

Groupware... Un Software Colaborativo

Un Software Colaborativo o Groupware, se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (Internet o Intranet). En su función más básica, las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. El término Groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes.

El compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración. El Groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología. Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios.

El Groupware se puede utilizar para comunicarse, para cooperar y para coordinar. Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo, espacio, y el nivel de ayuda del grupo.

Beneficios y Características de los Groupware

Las empresas, instituciones y los particulares utilizan Groupware para reunir a grupos de personas que comparten un interés común. La función primaria de Groupware es servir como un medio de comunicación para estos grupos de usuarios. En este sentido, este software permite a los miembros del grupo intercambiar ideas e información. El uso de Groupware permite que el propietario o administrador del grupo ofrezca información a todos los miembros del grupo al mismo tiempo.

BENEFICIOS

Algunos beneficios que se buscan al implementar Groupware para el trabajo en proyectos son:

El Groupware estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes.
El Groupware coordina gente y procesos.
El Groupware ayuda a definir el flujo de documentos y después definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto.
El Groupware proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.

Los beneficios de Groupware se refieren a la construcción de la comunidad que está asociada con el producto. Groupware permite a las personas compartir información y colaborar como si estuvieran sentadas juntas en una sala. Esto es particularmente útil para las empresas que deseen hacer uso de software para la gestión de las relaciones con inversionistas, conectar los equipos de ventas o reunir a otros grupos de personas que tienen un interés común.

CARACTERÍSTICAS

Los Groupware tienen una variedad de características de las que los usuarios pueden tomar ventaja. El núcleo de cualquier utilidad de Groupware es el sistema de mensajería del producto. Su uso permite a los miembros del grupo enviar mensajes y que la información esté disponible para todos los demás miembros del grupo. Cada miembro puede seleccionar el modo en que va a recibir estos mensajes, que suelen leerse en línea o bien, se entregan uno a la vez por correo electrónico o agrupados en un correo electrónico diario que incluye todos los mensajes enviados ese mismo día. Otra característica útil de este producto es el intercambio de archivos, que permite a los miembros subir imágenes, hojas de cálculo, documentos, presentaciones y otros archivos para que otros miembros los puedan descargar. Un calendario compartido es también un elemento clave para las aplicaciones de Groupware, ya que permite a todos los miembros del grupo colaborar en su programación, organizar las citas y las reuniones que a otros miembros les puedan resultar de interés.

Herramientas Colaborativas... Simple Groupware CMS

Hay un gran número de herramientas colaborativas, Simple Groupware CMS es una de ellas. Se trata de una plataforma para el trabajo en grupo que ofrece a las organizaciones herramientas para el manejo de correo electrónico, calendario, manejo de contactos, gestión de documentos, tareas, sincronización con equipos móviles, sincronización con Outlook, búsqueda de texto y más.

Simple Groupware es un proyecto totalmente open source, escrito en PHP y que combina estándares como el RSS, iCalendar, vCard, IMAP, POP3, SMTP, CSV, LDAP y otros más bajo una misma plataforma. La licencia que maneja es la GPLv2 GNU, posee una comunidad muy activa y gran cantidad de recursos (guías y demás) desde su página web. Esta interesante plataforma cuenta con soporte para múltiples idiomas, entre ellos el inglés, alemán, portugués, francés y español. Su interfaz de trabajo es muy intuitiva y fácil de entender, está basada en la web y está impulsado en su totalidad por tecnologías libres.

Hay que destacar que se emplear a Simple Groupware como una plataforma de gestión, control y desarrollo de procesos de negocio; gracias a su completa gama de herramientas donde además de las señaladas al inicio se agregar: gestión de wikis, manejo de notas, proyectos, hojas de cálculo y eventos en grupo, no queda ninguna duda del potencial que puede ofrecer.

Simple Groupware permite acceder a cada una de funciones y herramientas a través de una estructura de carpetas, desde ella se puede acceder al correo electrónico, calendario u otra función rápidamente. Al ser una plataforma de trabajo para múltiples usuarios, cada uno de ellos puede personalizar su cuenta y entre esas capacidades pueden: crear su propia estructura de carpetas, crear vistas personalizadas, integrar sus canales RSS, entre otras opciones.

Es un proyecto bastante interesante, sobretodo porque recibe actualizaciones y soporte constantemente. Que cuente con una traducción al español lo vuelve bastante atractivo, aunque quizás la interfaz no resulte lo suficientemente vistosa para algunos, aunque eso se puede solucionar desde el módulo de temas ya que es totalmente personalizable.

Todas las funciones están disponibles en el paquete de código abierto, no hay edición comercial y no hay restricciones a la implementación (como el número máximo de usuarios o servidores). Además de apoyo, actualizaciones y documentación están disponibles de forma gratuita.